De medewerker is niet ziek, het dossier wel

Over positieve gezondheid, verzuim en de afdeling Persoon & Organisatie

Ergens in iedere organisatie staat een afdeling die vroeger gewoon Personeelszaken heette.

Dat was overzichtelijk.

Personeel kwam binnen, personeel ging met vakantie, personeel werd ziek en personeel ging weer naar huis.

Tegenwoordig heet het Persoon & Organisatie.

Dat klinkt al een stuk menselijker. Want we hebben inmiddels ontdekt dat achter iedere arbeidsovereenkomst ook nog een mens zit!

En toch noemen we die mens, zodra hij een tijdje niet op zijn werk verschijnt, ineens een verzuimer. Of een 'case'.

Een bijzonder woord.

Alsof iemand op maandagochtend wakker wordt en moedwillig denkt:

“Lekker. Vandaag ga ik eens even een potje verzuimen.”

Met een kop koffie erbij.

“Wat zal ik vandaag eens doen?”

“Nou, ik weet het! Verzuimen!”

Het woord suggereert bijna een morele keuze. Je doet iets niet wat je eigenlijk wél zou moeten doen.

Maar de meeste mensen die thuiszitten, hebben helemaal niet het gevoel dat ze lekker aan het spijbelen zijn.

Ze zitten met pijn.

Met stress.

Met verdriet.

Met een ziek kind.

Met mantelzorg.

Met een relatie die uit elkaar valt.

Met een leidinggevende waar ze al maanden buikpijn van krijgen.

Of simpelweg met een lichaam dat zegt: tot hier en niet verder.

En dan komt het personeelsdossier.

-Van verzuim naar mens-

Wat gebeurt er als we stoppen met kijken naar verzuim als probleem en beginnen te kijken naar de mens achter het verzuim?

Dat is waar positieve gezondheid interessant wordt.

Niet omdat we dan ineens allemaal gezond moeten zijn, -

En ook niet omdat iedere medewerker voortaan een yogamatje naast zijn bureau krijgt.

Positieve gezondheid gaat over het vermogen van mensen om zich aan te passen en zoveel mogelijk eigen regie te voeren, ondanks lichamelijke, psychische of sociale uitdagingen.

En dat betekent nogal wat voor Persoon & Organisatie.

Want dan wordt de vraag niet alleen: “Wanneer komt u weer werken?”

Maar ook:

“Wat is voor u belangrijk?”

“Waar krijgt u energie van?”

“Wat lukt nog wel?”

“Wat zou een kleine verbetering zijn?”

En misschien wel de belangrijkste:

“Wat heeft u nodig om weer een beetje eigenaar van uw eigen verhaal te worden?”

Dat is een andere taal.

En taal doet iets.

Wie iemand consequent een verzuimer noemt, gaat uiteindelijk ook zo naar die persoon kijken.

Wie iemand ziet als mens die tijdelijk is vastgelopen, ziet mogelijkheden.

-Van probleemdenken naar nieuwsgierigheid-

In het traditionele verzuimgesprek ligt de nadruk al snel op de vraag: 'Wat is er mis?'

De bedrijfsarts stelt vast wat iemand wel of niet kan.

De leidinggevende vraagt wanneer iemand terugkomt.

HR bewaakt het proces.

De casemanager bewaakt de termijnen.

En ergens achterin het dossier staat misschien nog ... een mens.

Alles klopt.

Procedureel, juridisch, en administratief.

En toch kan het gesprek volledig de verkeerde kant op gaan.

Want oplossingsgericht werken begint ergens anders.

Niet bij: “Wat is het probleem precies?”

Maar bij: “Wat zou je willen dat er anders wordt?”

Dat lijkt een klein verschil, maar

het is een enorme verschuiving!

De verzuimende medewerker is geen kapotte machine

We behandelen mensen op het werk soms een beetje alsof ze apparaten zijn.

Medewerker erin.

Productiviteit eruit.

En als er iets hapert, gaat er een melding naar de technische dienst.

“Medewerker functioneert momenteel onvoldoende.”

Dan komt er een plan.

Een analyse.

Een interventie.

Een evaluatiemoment.

En uiteindelijk hopelijk:

medewerker weer operationeel.

Maar mensen zijn dus geen machines.

Ze hebben een thuissituatie.

Een verleden.

Een karakter.

Ambities.

Zorgen.

Vriendschappen.

Kinderen.

Een slechte nacht.

Een fantastische buurvrouw.

Een moeder die achteruitgaat.

Een hobby waar ze volledig van opknappen.

En soms een leidinggevende die ze eigenlijk al drie jaar niet begrijpen.

De vraag is dus niet alleen:

“Wat mankeert deze medewerker?”

Maar:“Wat speelt er in het leven van deze medewerker?”

Dan kan bijvoorbeeld het 'Spinnenweb' als tool worden gebruikt- (let op: het Spinnenweb is een middel en niet het doel!). De tool geeft mogelijk wat handvatten en hiermee richting aan het gesprek.

De zes dimensies aan tafel

Een gesprek vanuit positieve gezondheid kan eenvoudig beginnen.

Neem de zes bekende dimensies:

lichaamsfuncties

dagelijks functioneren

meedoen

kwaliteit van leven

zingeving

mentaal welbevinden

En stel je voor dat de medewerker niet wordt uitgenodigd voor een verzuimgesprek, maar voor een goed gesprek over werk en leven.

Dan krijg je misschien ineens heel andere informatie.

“Met mijn gezondheid gaat het eigenlijk redelijk.”

Maar:“Mijn werk voelt al maanden zinloos.'

Of: “Mijn lichaam kan het werk wel aan, maar mijn team niet meer.”

Of:“Ik wil eigenlijk helemaal niet weg van mijn werk. Ik wil alleen niet meer op deze manier werken.”

Dat laatste is interessant.

Want dan is het probleem misschien helemaal niet:

de medewerker is ziek.

Misschien is het probleem:

de manier waarop het werk georganiseerd is, past niet meer bij deze medewerker.

En dan hebben we geen verzuimprobleem.

Dan hebben we een organisatievraagstuk.

De schaalvraag doet wonderen

Oplossingsgericht werken hoeft bovendien niet ingewikkeld te zijn.

Neem de klassieke schaalvraag:

“Als 0 betekent: ik zie helemaal geen mogelijkheden en 10 betekent: ik weet precies wat ik nodig heb en heb vertrouwen in de toekomst op het werk, waar zit je nu?”

“Een 4.”

“Wat maakt dat het niet lager is?”

En daar gebeurt iets bijzonders.

Want iemand die op een 4 zit, blijkt opeens al van alles te doen waardoor het geen 2 is.

“Ik slaap weer iets beter.”

“Ik wandel iedere dag.”

“Ik heb mijn collega gebeld.”

“Ik ben begonnen met fysiotherapie.”

“Ik heb eindelijk tegen mijn leidinggevende gezegd wat mij dwarszit.”

Dat zijn geen details.

Dat zijn aanknopingspunten.

Vervolgens:

“Wat zou een 4 naar een 4,5 brengen?”

Niet naar een 10.

Een halve punt.

Want mensen hoeven niet onmiddellijk te herstellen tot de ideale werknemer uit het HR-handboek.

Een halve punt vooruit is ook vooruit.

En de leidinggevende?

Daar zit misschien wel de grootste winst.

Want positieve gezondheid geldt natuurlijk niet alleen voor de medewerker.

Ook de leidinggevende is een mens (echt waar!)

En soms is de leidinggevende onderdeel van het probleem.

Dat klinkt misschien wat ongemakkelijk.Maar een organisatie die werkelijk positief gezond wil werken, moet ook durven vragen:

“Wat vraagt deze situatie van jou als leidinggevende?”

Misschien zegt een manager:

“Ik vind het ontzettend moeilijk om iemand ruimte te geven. Ik ben bang dat het team het niet meer trekt.”

Kijk.

Daar begint het echte gesprek.

Niet: “U moet beter omgaan met uw medewerker.”

Maar:“Wat zou jou helpen om hier anders mee om te gaan?”

Ook dat is oplossingsgericht.

Van controle naar contact

Dat is dus uiteindelijk de kern.

Verzuimbeleid gaat gemakkelijk over controle.

Positieve gezondheid gaat veel meer over contact.

Niet: Wanneer bent u weer volledig inzetbaar?

Maar: Wat maakt dat u weer iets meer wilt en kunt?

Niet: Wat is uw beperking?

Maar: Wat is voor u belangrijk?

Niet: Wanneer bent u weer de oude?

Maar: Wie bent u nu en wat past daarbij?

En niet: Hoe krijgen we deze medewerker zo snel mogelijk terug?

Maar: Hoe zorgen we dat terugkeer ook werkelijk duurzaam is?

Dat laatste vraagt soms moed.

Want een medewerker kan misschien prima terugkeren naar precies dezelfde werkplek.

En drie maanden later opnieuw uitvallen.

Dan hebben we keurig het verzuim opgelost. Maar niet het probleem.

We hebben de symptomen teruggebracht naar nul.

Tot ze opnieuw beginnen.

Dus laten we eerst het woord verzuim eens verzuimen.

Het is tijd om het woord verzuim zelf een beetje te laten verzuimen, omdat taal onze blik bepaalt.

Een medewerker is geen verzuimer. Het is iemand die tijdelijk niet, minder of anders kan werken.

Dat kan door ziekte komen.

Maar ook door werk.

Door privé.

Door een combinatie.

Door het leven.

En het leven houdt zich helaas niet aan de cao.

Daar kunnen we nog zo'n mooi HR-protocol tegenover zetten.

Het leven leest het niet.

Persoon & Organisatie als mensafdeling

Persoon & Organisatie zou daarom veel meer moeten worden dan de afdeling die de formulieren rondom verzuim netjes bijhoudt.

Het zou de afdeling kunnen zijn die voortdurend de vraag stelt:

Hoe gaat het eigenlijk met onze mensen?

Niet alleen wanneer ze uitvallen.

Juist daarvoor.

Hoe is de werkdruk?

Waar krijgen mensen energie van?

Waar verliezen ze energie?

Voelen mensen zich gezien?

Kunnen ze ergens betekenis aan ontlenen?

Hebben ze invloed?

Kunnen ze zichzelf zijn?

En nog belangrijker: Weten wij eigenlijk waarom mensen hier graag willen blijven werken?

Want duurzame inzetbaarheid begint niet bij het voorkomen van verzuim. Het begint bij het creëren van een organisatie waar mensen graag aanwezig zijn.

Van verzuim naar verhaal

Achter ieder personeelsdossier zit een verhaal.

En dat is wel de belangrijkste verandering die positieve gezondheid kan brengen.

We gaan van:

dossier → diagnose → beperking → oplossing

naar:

mens → verhaal → mogelijkheden → volgende stap.

Niet softer. Niet vrijblijvender.

Juist professioneler.

Want uiteindelijk wil niemand een medewerker die uitsluitend weer aanwezig is.

We willen iemand die weer betrokken is.

Die weet waarom hij zijn bed uitkomt.

Die iets kan bijdragen.

Die gezien wordt.

En die, als het even tegenzit, niet meteen wordt gereduceerd tot een ziekmelding in het systeem.

Want achter ieder verzuimcijfer zit een mens.

En achter iedere mens zit een verhaal.