Vergaderen: een overlevingsgids voor mensen met een werkend brein

Hoe je stopt met geestelijk boodschappen doen tijdens overleg.

Er zijn van die momenten waarop je denkt: ik had nu ook een kast kunnen opruimen, een marathon kunnen lopen of eindelijk dat ene gesprek met mezelf kunnen voeren.

Maar nee. Je zit in een vergadering.

De klok tikt. De voorzitter zweet.

De agenda groeit met mysterieuze zijtakken.

En ergens halverwege punt 3 heb je in gedachten al drie keer boodschappen gedaan, een vakantie geboekt en een existentiële crisis opgelost.

Welkom. Dit is geen vergadering. Dit is een collectieve energielek-oefening.

Symptomen van de klassieke vergadering (herkenbaar?)

“We lopen uit.” (Altijd. Zelfs als er niks te bespreken is.)

“Dezelfde punten komen steeds terug.” (Ze hebben inmiddels een abonnement.)

“De rondvraag…” (De plot twist waar niemand om vroeg.)

“Waar hebben wij eigenlijk invloed op?” (Spoiler: soms minder dan je lunchkeuze.)

Ons brein wil twee dingen: uitdaging en verbinding. (Eigenlijk drie: escape als het blijft gaan zoals het gaat, maar dat mag waarschijnlijk niet van de baas).

Wat het krijgt: lijstjes en monologen. Top-down beleidsmededrlingen. Waarom-vragen. Productie overzichten: 'Hoe declarabel zijn we?'; 'Hoe staat het met ons verzuim?" en "Wie heeft er nog iets voor de rondvraag?"

Geen wonder dat je hersenen halverwege denken: ik ben hier weg.

De radicale oplossing: vergaderen alsof het ergens over gaat.

Oplossingsgericht en volgens de positieve gezondheidszorg Vergaderen betekent één ding:

- We stoppen met praten over problemen alsof ze heilig zijn

- We beginnen met bouwen aan wat (al) werkt en wat we willen, met einde in gedachten.

Klinkt simpel. Is het ook. Maar dan moet je wel durven.

Hier volgen enkele stappen of ideeën:

Stap 1: Begin met het einde (ja, echt – gooi die agenda om)

Start niet met punt 1. Start met de laatste rondvraag:

“Wat moet er vandaag gebeuren en waar moeten we het over hebben zodat je straks denkt: dit was de moeite waard?” ('Waar hoopt je op voor vandaag - en welk verschil zal dit maken?')

Ineens gebeurt er iets magisch:

Mensen gaan nadenken en nemen regie. Verwachtingen worden helder. En het overleg krijgt… een doel.

Je kunt ook een ander perspectief gebruiken: 'Stel dat onze cliënten/ bewoners/ klanten meeluisteren: wat zouden zij op deze vraag beantwoorden?'

Stap 2: Vier wat werkt (anders blijft alles kapot voelen)

Begin met: “Wat gaat er al beter?”

Niet omdat we zweverig zijn.

Maar omdat wat werkt → herhaalbaar is → schaalbaar is → hoop geeft.

En echt waar: Als je alleen problemen bespreekt, wordt zelfs een koffiemachine depressief.

Stap :3 Maak van problemen… gewenste situaties

Niet: “Er is veel onrust op de afdeling.”

Wel: “Hoe ziet een rustige dienst eruit, en wat gebeurt er dan anders/ wat doen we dan anders?”

Dat kleine verschil?

Dat is het verschil tussen:

vastzitten en vooruit bewegen.

Stap 4: Activerend evalueren (of: stop met praten zonder vervolg)

Na elk punt:

- Wat was bruikbaar en nuttig?

- Wat nemen we mee?

- Wat is de eerstvolgende mini-stap?

Geen dikke notulen. Geen wollige zinnen. Gewoon: doenbare actie.

Stap 5: Maak het absurd

(want dat werkt beter dan saai)

Serieus, probeer dit eens:

- De staande of wandelende vergadering in kleine groepjes.

Als je zit, ga je leunen. Als je staat (of samen buiten loopt!), ga je denken. (En wil je sneller klaar zijn, -tenzij het zonnetje lekker schijnt).

- Het wandverslag. Laat iemand tekenen in plaats van notuleren (!)

Een probleem = een monster

Een oplossing = een brug

Actiepunten = raketten

Ineens: Begrijpt iedereen het,

Onthoudt iedereen het. En is het zelfs… leuk!

- De 5-minuten-brainstorm

Vraag op tafel. 5 minuten.

Post-its. Niet nadenken, gewoon knallen. Daarna clusteren en kiezen. Resultaat: Iedereen betrokken, Minder gezwets. Meer ideeën dan je aankunt

- De ‘absurde oplossing’ ronde

Vraag: “Wat is de meest belachelijke oplossing voor dit probleem?”

Voorbeelden: “We nemen een lama aan als teamcoach”

“We verbieden maandagen”

En dan… draai je het om.

Want in elke slechte grap zit een kern van waarheid. (En vaak een verrassend goed idee.)

- Complimenten als afsluiter

Geen “rondvraag”, maar: “Wat waardeerde je vandaag in iemand anders?”

Resultaat: Energie omhoog

Verbinding terug. Mensen die weer weten waarom ze dit werk doen

Stap 6: Stop met woorden, begin met doen.

Schrap deze zinnen:

“We nemen het mee”

“Goed punt”

“We komen erop terug”

"Ja- maar..."

Vervang door:

“Wie doet wat, wanneer?”

“Wat is de eerstvolgende stap?”

“Wanneer is het goed genoeg?”

"Ja, en ..."

En de echte boodschap (ja, daar is ‘ie)

Vergaderingen zijn geen probleem. Hoe we ze doen is het probleem.

Je kunt morgen al: anders beginnen, anders vragen en anders afsluiten.

En daarmee: minder energie lekken... en meer eigenaarschap creëren. En zelfs… plezier hebben (ik zei het echt)

Tot slot

De volgende keer dat je in een vergadering zit en denkt:

“Ik had nu ook boodschappen kunnen doen…”

Stel dan één vraag:

“Wat moeten we hier anders doen zodat dit wél ergens op lijkt?”

Grote kans dat je:

- óf een betere vergadering krijgt

- óf nooit meer wordt uitgenodigd.

Beide zijn winst. 😄